10- Sistema di classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti¶
10.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici¶
10.1.1 Caratteristiche generali¶
II presente capitolo descrive il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di archiviazione dei documenti, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle regole di selezione della documentazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi e di consultazione e movimentazione dei fascicoli.
La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario, disponibile come elenco nell’allegato 4 del presente manuale).
Con il sistema di protocollo informatico, il Comune si avvale del Titolario dell’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni, denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005.
10.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici¶
Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni e degli enti pubblici locali sono beni culturali inalienabili.
I singoli documenti sopra richiamati (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) sono quindi inalienabili, sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio dell’AOO, di norma mediante l’attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.
L’archivio non può essere smembrato, e deve essere conservato nella sua organicità.
Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Regione Siciliana, per consentirle la funzione di vigilanza sul bene.
Per l’archiviazione e la custodia nella sezione di deposito, o storica, dei documenti contenenti dati personali, si applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, sia che si tratti di supporti informatici che di supporti convenzionali.
10.2 Titolario o piano di classificazione¶
10.2.1 Titolario¶
II piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente.
Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, o, più in generale, in voci di I, II e III livello.
Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni, classi e sottoclassi, corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo.
Il titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento e, descrivendo le funzioni e le competenze dell’Ente, deve essere aggiornato ogni volta che esse cambiano; l’integrazione, la sostituzione o le eventuali modifiche apportate al titolario, devono essere effettuate esclusivamente su indicazione del Dirigente responsabile al quale sono state attribuite le nuove funzioni e competenze.
Ad ogni modifica del titolario, il RSP o suo Vicario provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Il titolario non è retroattivo.
Il sistema informatico è in grado di memorizzare i «titolari», in relazione al loro periodo di validità, mediante la funzionalità di «storicizzazione» dei titolari stessi e per ogni modifica di una voce viene riportata la data di introduzione e la data di variazione.
Ogni variazione entra in vigore il 1° Gennaio di ogni anno salvo esigenze particolari.
Il titolario da adottarsi con il presente manuale è riportato nell”allegato 4 del presente manuale.
10.2.2 Classificazione dei documenti¶
La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO.
Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione .
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli UOR dell’AOO, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario.
All’interno del software di protocollo informatico è stata attivata l’inibizione alla generazione di numeri di protocollo se non sono stati inseriti gli estremi di classificazione.
10.3. Fascicoli¶
10.3.1 Fascicolazione dei documenti¶
Il sistema fascicolazione elettronica è in corso di attuazione.
I documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono.
Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati.
Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione), o anche più sotto-fascicoli.
I fascicoli di distinguono in :
- fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
- fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.).
10.3.2 Apertura e chiusura dei fascicoli dei fascicoli¶
Il Comune procederà all’apertura dei nuovi fascicoli con mezzi informatici (fascicolo elettronico) secondo le disposizioni di seguito descritte. Tali fascicoli conterranno principalmente documenti informatici ed eventualmente documenti creati su supporto cartaceo previa scannerizzazione. Tuttavia, ad oggi resteranno cartacei quei fascicoli (o sotto-fascicoli) destinati a contenere notevoli quantità di originali cartacei dalla cui scannerizzazione non derivi un effettivo beneficio per la gestione della pratica. Ogni ufficio valuterà l’effettiva utilità e necessità della scannerizzazione ai fini della completezza del fascicolo elettronico, fermo restando che solo la presenza di documentazione cartacea delle tipologie suddette esime dalla scannerizzazione della documentazione pervenuta. I fascicoli verranno aperti al momento in cui se ne ravvisi la necessità ossia in genere all’arrivo del documento. Il fascicolo verrà aperto direttamente su una voce di classificazione (al livello adeguato secondo il suo contenuto). I fascicoli potranno avere durata annuale nel caso in cui si riferiscano ad attività amministrativa semplice non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisca in risposte obbligate o meri adempimenti; se destinati a contenere atti relativi ad una certa pratica, indipendentemente dalla sua durata, resteranno aperti fino a quando la pratica non sarà conclusa.
La data di chiusura corrisponderà alla data dell’ultimo documento inserito. Esso sarà archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura. Gli elementi che individuano un fascicolo saranno gestiti dall’RPA, il quale sarà tenuto anche all’aggiornamento del repertorio dei propri fascicoli.
10.3.3 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi¶
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, il RPA provvederà all’apertura di un nuovo fascicolo (o eventualmente sottofascicolo). Se il documento si riferisce ad un affare o procedimento in corso questo sarà inserito in un fascicolo già esistente. Il fascicolo verrà chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare e passato all’archivio di deposito. La data di chiusura si riferirà alla data dell’ultimo documento prodotto o inserito.
10.3.4 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche¶
Quando il documento non dia luogo ad un affare o procedimento amministrativo per ogni persona fisica o giuridica potrà essere creato un fascicolo nominativo. Il fascicolo verrà aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune e chiuso al momento della cessazione dello stesso.
10.3.5 Repertorio dei fascicoli¶
Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei Fascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo. Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente può esercitare in base alle proprie funzioni istituzionali, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.
10.4 Serie archivistiche e repertori¶
10.4.1 Serie archivistiche¶
La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti, fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti. Le serie documentarie sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco d’anni variabile. I fascicoli subiscono il processo di selezione e scarto dei documenti; successivamente, le serie così composte, faranno parte, dopo 40 anni dalla chiusura del fascicolo, della sezione storica dell’archivio, così come disciplinato dall’art. 21 del D. Lgs. 22.01.2004 n.42.
10.4.2 Repertori e serie archivistiche¶
I documenti soggetti a registrazione particolare costituiscono una serie archivistica. Tali documenti sono organizzati in uno specifico registro di repertorio integrato nel sistema di gestione documentale. Con riguardo alla gestione dei documenti, è previsto che per ogni documento che costituisce serie archivistica soggetta a registrazione particolare dell’ente siano, di norma, disponibili nella serie archivistica di appartenenza e nel fascicolo di riferimento pertanto:
- uno verrà inserito nel registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio;
- l’altro, verrà conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al processo/procedimento.
Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classifica e numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso. Il repertorio è costantemente aggiornato.
10.5 La tenuta dell’Archivio¶
L’Archivio del Comune di Palermo è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall’Ente nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni.
Pur essendo un insieme unico, convenzionalmente – per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità – l’archivio si suddivide in:
- archivio corrente che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale) in corso e comunque verso i quali sussiste un interesse attuale;
- archivio di deposito che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale) concluse da meno di 40 anni;
- archivio storico che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale), selezionati per la conservazione permanente, conclusi da oltre 40 anni.
Ai Responsabili dei procedimenti amministrativi o loro delegati, è demandata la responsabilità della gestione e della custodia dell’archivio corrente per la parte di loro competenza, e nei casi che sia stato disposto l’accesso riservato, anche dell’archivio di deposito.
La documentazione resta in giacenza presso i singoli Servizi per il periodo ritenuto necessario dai Responsabili dei procedimenti amministrativi o loro delegati.
I Servizi conservano i registri espressamente previsti da norme di legge o regolamentari per il tempo ritenuto necessario, con l’obbligo di trasferirli all’archivio di deposito non appena la loro conservazione presso il Servizio non sia più necessaria.
Periodicamente i Servizi, a mezzo di personale incaricato, previa verifica del loro ordinamento a cura dei responsabili dei procedimenti, provvedono a trasferire all’archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi nonché la documentazione non più necessaria allo svolgimento delle attività correnti accompagnata da appositi elenchi descrittivi e di consistenza.
Sulla base di tali specifici elenchi, il personale dell’ufficio archivio compone gli elenchi annuali della documentazione trasferita nell’archivio di deposito proveniente da tutti i Servizi dell’Ente.
La documentazione deve essere conferita all’archivio solo ed esclusivamente raccolta in faldoni, raccoglitori ad anelli, cartelle con bottone e, in genere, in altro tipo di contenitore rigido chiudibile.
Sul dorso dei faldoni deve essere riportata in modo chiaro la specifica tipologia di materiale contenuto, escludendo pertanto sigle, abbreviazioni o numerazioni tali da impedire agli addetti una immediata identificazione dell’argomento trattato.
Sul dorso dei faldoni dovrà inoltre essere indicato un “numero di corda” per facilitare la collocazione del materiale nella corretta sequenza; tale numero dovrà corrispondere a quello progressivo indicato nell’elenco di consegna. In assenza di ciò al personale dell’archivio, non potrà essere addebitato l’eventuale successivo mancato reperimento della documentazione.
Il trasferimento della documentazione nei locali destinati dall’Amministrazione ad archivio di deposito avviene sempre sotto la sorveglianza del personale dell’ufficio archivio.
L’ufficio archivio è preposto alla conservazione della documentazione nell’archivio di deposito così come consegnata dai servizi.
Nell’ambito dell’archivio di deposito (scarto differito) si effettuano le operazioni di selezione e scarto degli atti che l’Amministrazione non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, con la periodicità e le modalità stabilite dall’Amministrazione stessa.
Il personale dell’ufficio archivio coordina le operazioni di selezione e scarto della documentazione di inutile conservazione nell’ambito dell’archivio di deposito su delega del Dirigente responsabile.
All’ufficio archivio compete la conservazione della documentazione selezionata per la conservazione permanente e afferente all’archivio storico.
10.6 Selezione e scarto di documenti di inutile conservazione¶
Per selezione si intende l’operazione di valutazione del materiale documentario per deciderne la conservazione o la sua eliminazione.
Per scarto si intende l’eliminazione irreversibile, previa selezione, del materiale documentario ritenuto inutile o superfluo ai bisogni ordinari dell’amministrazione e non necessario per la ricerca storica.
Lo scarto viene effettuato sulla base del massimario di scarto, fornito dalla Sovrintendenza Achivistica e Bibliografica della Regione Siciliana, implementato dalle tipologie documentali che non vi sono comprese, in base alle esigenze dell’Amministrazione e sentito il parere della Sovrintendenza stessa.
Lo scarto di documenti è subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Regione Siciliana.
Gli elenchi della documentazione che s’intende proporre allo scarto avendo raggiunto la scadenza del tempo di conservazione, devono essere inviati preliminarmente in via informale alla Soprintendenza.
L’Ente deve poi, con provvedimento motivato del Dirigente responsabile o suo delegato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza per la dovuta autorizzazione.
La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dell’art. 21, comma d, del D. Lgs. 22.01.2004 n.42. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia.
La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente:
- tipologia degli atti che si intendono eliminare;
- estremi cronologici degli atti;
- peso espresso in chilogrammi o metri lineari o numero di buste o faldoni;
- motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione.
Per l’eliminazione dei documenti, l’unica norma cui attenersi, è quella relativa all’art. 8 del D.P.R. dell” 08.01.2001, n. 37 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite con modalità totalmente distruttive.
A conclusione della pratica, il verbale di avvenuta distruzione con l’indicazione delle modalità e delle quantità distrutte deve essere inviato alla Soprintendenza Archivistica ed una copia deve essere conservata agli atti.
10.7 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico¶
10.7.1 Principi generali¶
La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno dell’amministrazione, oppure da utenti esterni all’Amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici.
10.7.2 Accesso ai documenti dell’Archivio¶
Il Comune, in armonia con la normativa vigente, assicura l’attuazione del principio della trasparenza e pubblicità dell’azione amministrativa, garantendo il diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito nonché il diritto alla consultazione dei documenti dell’archivio storico, nel rispetto della normativa vigente sulla tutela dei dati personali.
Il regolamento per la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi è consultabile sul sito istituzionale dell’Ente.
Ai sensi dell’art. 122 del D. Lgs. 22.01.2004 n. 42, la consultazione ai fini di studio dei documenti dell’Archivio Storico Comunale, regolarmente inventariati e in buono stato di conservazione, è libera e gratuita per gli studiosi che ne facciano richiesta. Resta comunque fatta salva la facoltà dell’incaricato della gestione dell’Archivio Storico di negare, per particolari motivi di tutela, la consultazione di documenti archivistici delicati e/o degradati. La ricerca storica, per la quale sia necessaria la consultazione di documenti riservati contenenti dati sensibili, sarà svolta nel rispetto della vigente norma che regola il trattamento dei dati sensibili per finalità storiche.
I documenti dell’archivio storico possono essere consultati, in conformità dell’art. 124 del D. Lgs. 22.01.2004, n. 42 “Codice dei Beni culturali e del paesaggio”, per fini di ricerca storico e scientifica ad eccezione di:
- quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
- quelli contenenti dati sensibili e dati relativi a procedimenti di natura penale, che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
- quelli contenenti taluni dati sensibilissimi, idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene.
10.7.3 Consultazione da parte di personale interno all’Amministrazione¶
Gli UOR, per motivi di consultazione, possono richiedere in ogni momento all’ufficio archivio i fascicoli conservati nell’archivio di deposito, o i documenti dell’archivio storico.
La consultazione avviene di norma presso l’ufficio Archivio sotto la diretta sorveglianza del personale addetto.
L’eventuale affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito, o storico, ad un ufficio del medesimo UOR/UU, od altro UOR/UU, avviene solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
Dell’affidamento temporaneo rimane traccia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio, e con apposita annotazione di carico e scarico, su apposito registro cartaceo nella quale sono riportate la data della richiesta, la data della restituzione, l’oggetto del fascicolo e la firma autografa di chi l’ha preso in consegna.
10.7.4. Consultazione da parte di utenti esterni all’Amministrazione¶
La consultazione da utenti esterni all’Amministrazione, è disciplinata regolamento per la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi è consultabile sul sito istituzionale dell’Ente.
Nota
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